Posta elettronica certificata – PEC
Chi è obbligato ad avere un indirizzo email PEC?
La casella email PEC ha una scadenza?
Dove si cerca un indirizzo email PEC?
La PEC è il sistema che permette di inviare e ricevere e-mail con valore legale.
Tale sistema, anche comunemente detto “posta certificata”, consente di inviare documenti e messaggi mediante una trasmissione sicura e regolamentata dalla legge.
Il sistema di invio e ricezione del messaggio di PEC prevede la presenza di diversi attori:
- il mittente della comunicazione, cioè il soggetto che scrive il messaggio, aggiungendo gli eventuali allegati;
- il gestore della casella PEC che il mittente deve possedere;
- il destinatario della comunicazione;
- il gestore della casella di posta elettronica certificata che deve possedere il destinatario.
Sia il mittente, che il destinatario possono essere “privati” (persone che non esercitano attività economiche in proprio), pubbliche amministrazioni, imprese, enti, eccetera.
Chi è obbligato ad avere un indirizzo email di PEC
- Le società (comprese le cooperative) e le imprese individuali (ad esempio, il singolo artigiano, commerciante o agente di commercio). Le nuove società (comprese le cooperative) e le nuove imprese individuali devono dichiarare la casella di PEC all’atto dell’iscrizione al Registro Imprese.
- I professionisti iscritti ad ordini e collegi (ad es., commercialisti, avvocati, architetti, geometri, medici, psicologi).
- La Pubblica Amministrazione.
Chi rilascia gli indirizzi email PEC
La casella PEC è uno spazio associato ad un indirizzo di posta elettronica che ha la connotazione di essere certificato, in quanto viene rilasciato solo da gestori accreditati.
Per verificare se un gestore è accreditato al rilascio di indirizzi email PEC si accede al sito www.agid.gov.it.
Dal menù si seleziona Piattaforme, poi Posta elettronica certificata e Elenco gestori PEC.
E’ possibile, quindi, richiedere il proprio indirizzo PEC accedendo ad uno dei gestori dell’elenco.
La domanda viene compilata direttamente online sul sito del gestore scelto.
>>> Attenzione
- ai costi di attivazione e gestione dell’indirizzo PEC
- alla dimensione della casella di posta
- alla scadenza annuale o pluriennale
- alla conservazione a norma dei documenti informatici
Il Valore di un indirizzo email PEC
La Posta Elettronica Certificata ha lo stesso valore legale di una raccomandata tradizionale con avviso di ricevimento (anche detta “con ricevuta di ritorno”).
Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di PEC del mittente invia una ricevuta di accettazione al mittente, che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. A sua volta il gestore di PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio (con eventuali allegati), con precisa indicazione del giorno e dell’ora.
Perché un messaggio di PEC vada a buon fine, sia il mittente, che il destinatario devono possedere un indirizzo email PEC presso un gestore autorizzato.
Ricevute. Cosa ricordare!
Quando si invia un’email da un indirizzo email di PEC ad un altro indirizzo email di PEC al mittente arrivano DUE ricevute
- la prima ricevuta attesta solo l’invio dell’email
- la seconda ricevuta attesta invece l’avvenuta consegna
La ricevuta di consegna andrà conservata, sia a norma di legge (con apposita procedura) sia per la propria organizzazione, stampandola e allegandola alla copia del testo inviato o archiviandola digitalmente (anche sul pc, in una cartella specifica).
In caso di mancata consegna del messaggio, gli effetti giuridici e le azioni da compiere possono essere diversi a seconda delle cause della mancata consegna.
La casella email di PEC ha una scadenza
Ricordarsi di attivare il rinnovo automatico altrimenti scadenzarsi il rinnovo della casella PEC nella propria agenda.
Attivare anche il sevizio di conservazione a norma, se non si ha un altro sistema di conservazione, in quanto i messaggi inviati via Pec vengono considerati documenti informatici e vanno conservati con regole precise e obbligatorie.
E’ possibile inviare un’email da una casella di PEC ad un indirizzo email di posta ordinaria o viceversa?
Sì, anche se l’invio non avrà lo stesso valore legale di un’email scambiata tra due indirizzi email di PEC, in quanto non è rispettato il sistema normativo di trasmissione PEC.
Attenzione >>> le caselle email di PEC possono anche essere configurate in modo da non ricevere messaggi da caselle email di posta elettronica ordinaria. In questo caso il messaggio inviato da una casella di posta elettronica ordinaria ad una casella di PEC non verrebbe nemmeno ricevuto dal destinatario.
Dove si cerca un indirizzo email PEC?
Per la ricerca di un indirizzo email PEC di un’impresa o di un professionista si accede al sito www.inipec.gov.it, si clicca su “Cerca indirizzo PEC” e si sceglie tra Professionisti e Imprese.
- indirizzo PEC di un professionista >>> inserire: nome, cognome, categoria professionale o codice fiscale (oltre ad altri eventuali dati per restringere la ricerca).
- indirizzo PEC di un’impresa >>> inserire: la denominazione della stessa e la provincia o il codice fiscale.
Per la ricerca di un indirizzo email PEC della Pubblica Amministrazione (ad esempio un Comune) o dei Gestori di Pubblici Servizi si accede al sito www.indicepa.gov.it, si seleziona consultazione e domicilio digitale.
Vantaggi dell’utilizzo del sistema PEC:
- è veloce (si evitano i tempi di spedizione)
- è economico (non si sostiene il costo della singola raccomandata ma il costo annuale per la gestione della casella PEC)
- ha valore legale.